「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」感想 【おすすめ本】

平野友朗(著) / 出版社 文響社 / 発売日 2017/3/15

あらすじ・内容

仕事が速い人とそうではない人、その違いは一体どこにあるのか――? これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削してきた著者が、仕事が速い人が書くメールの共通点を徹底分析。「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理時間の削減」の5つの観点から、仕事をスピーディーに進めるためのメール術をわかりやすく解説。本書のテクニックを応用すれば、定時退社も夢じゃない?

「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」の中身:メールの書き方と、メールを書くことに対する意識

本の概要としては、メールの書き方の基本のキという感じ。

テンプレートの有効活用、わかりやすく書くTips、相手の感情を逆なでしない気配り、、、首がもげるほど頷きながら読みました。

社外の人とメールのやり取り経験が少ない人がメールを書く際にはぜひ、ぜひ、実行していただきたい内容が詰め込まれていることは間違いありません。(ご自身の業務状況と現場の慣例に合わせてですが、、、)

残念ながら、メールは「日本語で書いていれば通じる」というものではないんですよね。意図的に自分に都合のいい部分だけを切り取って話を進めようと人はもちろん、本当にメールを全く読まない人もいるし、ひたすら人の揚げ足を取りたがる人も、普通に社会人をしているのです。そういう人とやり取りするのには、通じないとわかっていても「こちらからは明確に連絡した」と履歴を残すことが重要になるので、その意味でも分かりやすいメールは大事。

「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」感想・読書メモ

メールには目的があることを意識せよ

皆さん、メールを作成するときは当然伝えたいことがあるんですよね。

この本で言われている目的とは、メールで連絡する目的、つまり「メールを読んだ相手に、どんなアクションを取ってほしいくてメールを書いているか」を忘れてはいけないということです。

相手に期待するアクションを意識していれば、メールに盛り込むべき情報の取捨選択がより正確になり、よりわかりやすくできるでしょう。質問/回答のやり取りを減らすことにもつながります。

ビジュアルを工夫せよ

経験上でもこれは本当に大事。

  • 何故メールを送ったのかを最初に書く
  • 一行ごとに改行
  • 文章のまとまりごとにブロック化(空白の行を挟む)
  • 箇条書きにして見やすくする
  • 「~ですが」などの接続詞で文章をつなげ過ぎない。1文には1つの内容

実際に↑を意識して整理してみると、情報が詰め込み過ぎだったり、話がぶれていたりすることに気が付きやすくなりますよ!

終わりに。具体例が多いので取り入れられそうなものを見つけられるかも

メールの書き方には絶対の正解なんてありませんが、この本の中でも言われているように、マネできるものはどんどんマネして改善していくことはできます。

仕事の姿勢についても書かれていますが、かなりホワイト寄りの環境を想定して書いている(当然といえば当然)ので、今もう仕事がきつくて少しでも改善しないと死ぬって人が読むとイラっと来るかも(笑)

メールを出す、返すことによって流れの主導権を握るという考え方は目から鱗でしたね。基本的にメールが嫌いなので、このマインドを実践してメールを出してみようと思います。

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